¿Nos hemos hecho esta pregunta alguna vez?. Sería conveniente reflexionar sobre ello ya que una buena elaboración de presupuesto influye en la satisfacción del cliente, en la productividad y en la rentabilidad de nuestra empresa.
Normalmente, en lo que se refiere a talleres de reparación de vehículos, la elaboración de presupuestos recae sobre el recepcionista o asesor de servicio. Este trabajador debe tener en cuenta que el presupuesto supone una adecuada planificación de los recursos que se necesitan, de las tareas a realizar y de su duración, es decir, contempla recambios y materiales, equipos y tecnología, puestos de trabajo, recursos humanos y tiempos de trabajo. Consideramos que para realizar correctamente un presupuesto, la persona encargada debe cumplir unos requisitos:
- Conocer la empresa, su funcionamiento y sus capacidades de trabajo.
- Debe contar con el apoyo de la gerencia o del responsable del taller.
- Dotes de comunicación para poder explicar los detalles del presupuesto a los clientes.
- Organización y coordinación con la parte práctica de la realización de la avería para poder ajustar tiempos y facilitar el buen funcionamiento.
- Control del tiempo desde que el presupuesto es emitido hasta que, en caso de aceptarlo, el cliente puede recoger el vehículo. Esto influirá directamente en la satisfacción del cliente.
- Control de las tareas que se llevan a cabo para poder ajustar los tiempos presupuestados.
El presupuesto a nivel de gestión interna nos sirve para minimizar riesgos en la empresa y mantener controladas las operaciones de la organización. Permite conocer los posibles trabajos futuros si el presupuesto llega a buen término, así como la carga de trabajo, de la que dependerá la parte de inventario, recursos humanos, disponibilidad de máquinas, etc.
Como vemos, el presupuesto es una parte muy importante que afectará a todo el funcionamiento del taller, puede que sea el primer contacto con el cliente y no se debe dejar nada al azar. Nosotros os damos unos puntos a tener en cuenta para realizar un presupuesto que favorezca la relación con el cliente:
- Detallar al máximo posible las tareas que se van a llevar a cabo, así como los materiales que se van a utilizar.
- Mostrar de forma legible y visible las condiciones del presupuesto, pues muchas veces no deja de ser un contrato.
- Pedir siempre la aceptación del presupuesto antes de realizar los trabajos.
- Comunicar al cliente cualquier posible variación en el presupuesto y, si es necesario, realizar uno nuevo con las posibles contingencias.
- Llevar un control de presupuesto con factura final y controlar las desviaciones que hayan podido surgir, puede ser una buena forma de controlar el trabajo realizado y ver si existe algún problema en el funcionamiento del taller.
- Cumplir las fechas dadas al cliente, ayudará a su satisfacción y ya sabemos que eso influye en que cuente con nosotros en futuras ocasiones.
Si tenéis alguna aportación o idea sobre este tema, no dudéis en contárnoslo. Ahora, ¡a presupuestar!
